【異動や転職、産休に】仕事を引き継ぐ時に意識しておくこと〜スムーズに引継ぐために〜

こんにちは
みゅうです！

商社の事務として働いている私。

もうすぐ先輩が産休に入ると言うことで、ここ最近は自分の仕事に加えて引き継ぎ業務を行っています。

私は今まで転職や異動をしたことがないので、引き継ぎをしたことはありませんが、
産休に入る先輩を見ながら、日頃の自分の業務を振り返ることができました。

今回は私にとっても他人事ではない、引き継ぎについてまとめてみました！

目次
引き継ぎとは？なぜ重要なのか？
引き継ぎの流れ
意識するポイント
まとめ

引き継ぎとは？なぜ重要なのか？

退職や休業、異動の際には、自分の業務を後任者に引き継ぐ必要があります。
引き継ぎ後も後任者がスムーズに業務に取り組めるためにも、引き継ぎ業務は必要となります。

引き継ぎが重要な理由は、
・社内の仕事を滞りなく回していくため
・会社の信頼を守るため
・後任者が仕事にスムーズに取り組めるため　などが挙げられます。

引き継ぎができていないと社内の仕事が円滑に回らなくなり、同じ会社のメンバーにも支障が出てきます。また、仕事が滞ると顧客にも迷惑を可決ことになり、会社の信頼を失うことにも繋がります。

私も先輩が産休に入るとはいえ、日々の業務は回ってきます。
会社としてその流れを止めるわけにはいきません。

引き継ぎ期間を利用して、担当が変わったと思わせないくらいスムーズに業務に取り組んでいきます。

引き継ぎの流れ

引き継ぎの流れは主に次のようになります。

・業務の洗い出し
・引き継ぎスケジュールを決める
・資料作成（業務マニュアル、引き継ぎ資料）
・引き継ぎ
・フォロー期間

自分の持っている業務量を把握して、どのように引き継いでいくかを決めていきます。
業務マニュアルがある場合はそれを利用して実際に業務を引き継いでいきます。
マニュアルがない場合は誰がみてもわかりやすいように情報がまとまったマニュアルや引き継ぎ資料を作成しておくと、後任者にとってはスムーズに業務に取り組むことができます。

私は自分の業務のマニュアルを作成していなかったり、データも綺麗にまとまっていなかったりするので、日頃の業務から気をつけていこうと思えました。

引き継ぎが完了してもしばらくの間はフォロー期間を設けておくことで、「自分でやってみたらここが分からなかった」という時もすぐに聞くことができます。

フォロー期間まで設定しておくと後任者にとっては安心感があります。

意識するポイント

・余裕を持ったスケジューリング

引き継ぎ期間は今までの自分の仕事をこなしながら、次の仕事を引き継いでいくことになります。
後任者が自分の業務をある程度わかってる人か、全く畑違いの人か、ベテランか新人かでも大きく引き継ぎの期間は変わってくるでしょう。
ある程度期間に余裕を持たせて計画的に行っていくと、引継ぐ側、引き継がれる側、両者の負担が減ります。

今回私は予想外のことが起こり、急遽引継ぐ予定じゃなかったことも引継ぐことになりました。
そう言った予想外にも対応できるように、余裕を持った期間設定が大切になってきます。


・再現性のあるマニュアルの作成

このマニュアルさえ見れば誰でも自分の業務をすることができる！と言うマニュアルが作れると引き継ぎ業務は格段に楽になります。
あとは細かなニュアンスの部分を口頭で伝えていくだけというマニュアルを日頃から作って、いつ誰でも自分の業務ができるような状態を作っておこうと私自身も感じました。


・データを一箇所にまとめておく

日頃仕事で使うデータ。自分だけが場所を把握していたりしませんか？
誰でも見つけられるような場所に、誰がみても何の資料かわかるように日頃からデータを整理しておくようにしておきましょう。
いざ引き継ぎとなると、データ整理をしている余裕はなくなってきます。


・コミュニケーションをとる

引き継ぎも人と人とのコミュニケーションになります。
マニュアルだけみて状況が変われば対応が変わることもあります。
引き継ぐ側が一方的に話しても引き継がれる側には伝わりません。
引き継がれる側も聞いているだけではなく、都度疑問点を聞いたり、実際にやってみたりすることで理解を深めていくことができます。
また、顧客や関係のある部署にもあらかじめ担当が変わる旨を伝えておくと、引き継ぎ後もスムーズに後任者が業務に当たれます。

まとめ

今回私が引き継ぎを受けてみて、自分の日頃の業務を可視化しておくこと、いつでも誰でも自分の業務ができるように業務マニュアルを作成しておくことが大事だと感じました。

自分のためにも、後任者のためにも、日頃の仕事から自分の業務を整理しておきます♪

ありがとうございました。
また次回の投稿でお会いしましょう

タグ：仕事 業務効率化 引き継ぎ